Реєстрація компанії у Польщі: путівник для українського бізнесу

Європейський ринок і надалі залишається привабливим напрямком розвитку українського бізнесу. Саме тому реєстрація компанії в Польщі стає одним із найпопулярніших шляхів виходу на західні ринки, особливо для підприємців, які прагнуть розширити свою діяльність і отримати доступ до стабільної економічної системи. У цій статті ми детально розглянемо всі аспекти відкриття бізнесу в Польщі у 2025 році: від вибору організаційно-правової форми до податкових особливостей і банківського обслуговування.

Чому саме Польща? Переваги ведення бізнесу у 2025 році

Польща залишається однією з найбільш економічно стабільних країн Європейського Союзу, зберігаючи позитивну динаміку розвитку навіть у періоди глобальних економічних викликів. Для українських підприємців реєстрація бізнесу в цій країні надає низку переваг:

1. Доступ до європейського ринку з 450 мільйонами потенційних клієнтів.
2. Стабільна економічна й правова система.
3. Географічна та культурна близькість до України.
4. Розвинена банківська система й фінансова інфраструктура.
5. Можливість отримання дозволу на тимчасове проживання для власників бізнесу.
6. Захист інвестицій та інтелектуальної власності відповідно до стандартів ЄС.

Особливо цінним є те, що польська економіка демонструє стійкість до кризових явищ, а державна політика спрямована на підтримку малого й середнього бізнесу. За умов 2025 року, коли конкуренція на європейському ринку й далі посилюється, Польща залишається оптимальним варіантом для першого кроку українських підприємців у європейський бізнес-простір.

Основні форми бізнесу в Польщі: що обрати у 2025 році

Перш ніж розпочати процес реєстрації, важливо визначитися з організаційно-правовою формою. Польське законодавство пропонує кілька варіантів, кожен з яких має свої особливості, переваги й обмеження.

Індивідуальна підприємницька діяльність (Jednoosobowa działalność gospodarcza)

Цей варіант є польським аналогом українського ФОП і вважається найпростішим способом ведення бізнесу. Його особливості:

• Безплатна й швидка онлайн-реєстрація.
• Відсутність вимог щодо статутного капіталу.
• Можливість самостійно обирати форму оподаткування.
• Спрощена система бухгалтерського обліку при доходах нижче встановлених лімітів.
• Звільнення від ПДВ при доходах нижче 200 000 злотих на рік або продажу товарів, не оподатковуваних ПДВ.

Проте є важливе обмеження: індивідуальний підприємець повинен постійно перебувати на території Польщі. У разі виїзду з країни на термін понад 30 днів статус автоматично втрачається, що робить цю форму неприйнятною для тих, хто планує керувати бізнесом з України.

Спільна підприємницька діяльність (Spółka cywilna)

Ця форма передбачає створення бізнесу двома або більше підприємцями на основі цивільноправового договору. Кожен із партнерів повинен зареєструватися як індивідуальний підприємець, а потім оформити спільну діяльність. Такий формат дає змогу розподілити відповідальність і витрати, але зберігає основне обмеження індивідуального підприємництва – необхідність постійного перебування в Польщі.

Партнерське товариство (Spółka partnerska)

Ця організаційно-правова форма призначена спеціально для представників вільних професій, таких як юристи, лікарі, архітектори тощо. Її особливість полягає в захисті кожного партнера від відповідальності за професійні помилки інших партнерів.

Товариство з обмеженою відповідальністю (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)

Sp. z o.o. (польська абревіатура) є найпопулярнішою формою для ведення серйозного бізнесу серед іноземців. Головні переваги цієї форми:

1. Обмежена відповідальність засновників розміром їхніх внесків до статутного капіталу.
2. Можливість керувати бізнесом дистанційно, з території України.
3. Мінімальний статутний капітал становить лише 5 000 злотих (близько 1 200 євро).
4. Юридична особа має право провадити різноманітні види діяльності (з певними обмеженнями).
5. Більша довіра з боку клієнтів, постачальників і банків.
6. Можливість залучати інвестиції через збільшення статутного капіталу.

Зважаючи на реалії 2025 року та потреби українських підприємців, товариство з обмеженою відповідальністю є найбільш універсальним і практичним вибором для тих, хто не планує постійно перебувати в Польщі.

Покрокова інструкція з реєстрації ФОП у Польщі

Для тих, хто планує постійно проживати в Польщі, індивідуальна підприємницька діяльність може бути оптимальним варіантом. Розгляньмо детальний алгоритм реєстрації.

Крок 1: Отримання номера PESEL

Насамперед необхідно отримати PESEL – польський аналог українського ідентифікаційного коду. Для українців, які прибули до Польщі після 24 лютого 2022 року, процедура виглядає так:

• Особисто відвідати будь-яке управління ґміни (найменшої адміністративної одиниці Польщі).
• Подати заяву на отримання PESEL, яку можна заповнити самостійно або за допомогою працівника ґміни.
• Надати необхідні документи: закордонний паспорт і підтвердження легального в’їзду до Польщі.
• Обов’язково зазначити в заяві про бажання створити довірений профіль (Profil Zaufany).
• Вказати адресу електронної пошти й польський номер телефону для створення довіреного профілю.

Важливо! Довірений профіль – це безплатний інструмент, який підтверджує вашу особу в інтернеті та дає змогу підписувати документи цифровим підписом. Він необхідний для онлайн-реєстрації фірми й використання інших електронних державних послуг.

Крок 2: Визначення видів діяльності (PKD)

PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) – польський аналог українського КВЕД. Перед реєстрацією необхідно визначити всі види діяльності, якими планує займатися ваш бізнес. Це важливо, оскільки:

• Деякі види діяльності не можуть здійснювати фізичні особи-підприємці.
• Вибрані PKD можуть впливати на ставку оподаткування.
• Додавання нових видів діяльності в майбутньому потребуватиме внесення змін до реєстраційних документів.

Повний перелік PKD з детальними описами доступний на офіційному порталі польського уряду для бізнесу (biznes.gov.pl).

Крок 3: Забезпечення юридичної адреси

Для реєстрації ФОП необхідно мати офіційну адресу ведення діяльності й отримання кореспонденції. Існує два основних варіанти:

1. Оренда приміщення – підходить, якщо вам потрібне фізичне місце для ведення бізнесу.
2. Оренда поштової скриньки – економічний варіант, якщо фізичне приміщення не потрібне.

У разі вибору другого варіанту пам’ятайте, що про скасування оренди поштової скриньки зазвичай необхідно попереджати за три місяці, що створює додаткові фінансові зобов’язання.

Крок 4: Реєстрація на порталі biznes.gov.pl

Маючи довірений профіль, ви можете зареєструвати ФОП онлайн:

• Увійдіть на портал biznes.gov.pl, використовуючи дані довіреного профілю.
• Заповніть заяву CEIDG-1, вказавши особисті дані, адресу, обрані PKD та іншу необхідну інформацію.
• Підпишіть заяву за допомогою електронного підпису.
• Дочекайтеся підтвердження реєстрації.

Хоча максимальний термін реєстрації становить 30 днів, на практиці процес зазвичай триває від кількох днів до тижня.

Крок 5: Реєстрація в податковій службі та фонді соціального страхування

Після отримання підтвердження реєстрації необхідно стати на облік:

1. У податковій службі – для вибору форми оподаткування.
2. У фонді соціального страхування (ZUS) – для сплати обов’язкових соціальних внесків.

Реєстрація товариства з обмеженою відповідальністю (Sp. z o.o.)

Для тих, хто планує керувати польським бізнесом з території України, оптимальним вибором є товариство з обмеженою відповідальністю. Процес реєстрації відрізняється від оформлення ФОП.

Підготовчий етап

1. Формування статутного капіталу – мінімально 5 000 злотих.
2. Визначення складу засновників – оптимально мати щонайменше двох засновників для зменшення податкового навантаження.
3. Підготовка статуту товариства – документ, що регламентує діяльність компанії.
4. Формування органів управління – призначення членів правління, а при статутному капіталі понад 500 тисяч злотих і понад 25 партнерах – створення наглядової ради.

Процес реєстрації

Важливо розуміти, що переоформити індивідуальну підприємницьку діяльність на товариство з обмеженою відповідальністю неможливо – це абсолютно окрема процедура:

1. Створення облікового запису в Національному судовому реєстрі через систему S24 (ekrs.ms.gov.pl).
2. Підготовка й подання заявки на реєстрацію, підписаної всіма засновниками або судовим представником.
3. Додавання необхідної документації, включаючи інформацію про учасників, довіреності та інші документи згідно з переліком на офіційному порталі.
4. Сплата реєстраційних зборів: 500 злотих за запис у Національному судовому реєстрі й 100 злотих за запис в Економічному моніторі (можливі додаткові платежі та комісії банку).
5. Очікування розгляду заяви судом (зазвичай до тижня).

Слід зазначити, що польська держава ретельно перевіряє бізнес перед реєстрацією, що забезпечує високий рівень довіри до офіційно зареєстрованих компаній.

Банківське обслуговування для польського бізнесу у 2025 році

Відкриття банківського рахунку є критично важливим етапом для ведення бізнесу в Польщі. Залежно від форми бізнесу та його особливостей, вимоги можуть відрізнятися.

Коли необхідний банківський рахунок

Банківський рахунок компанії обов’язковий у таких випадках:

• У разі реєстрації як платника ПДВ.
• Для компаній з оборотом понад 2 мільйони євро на рік.
• Для підприємств із кількістю працівників понад 10 осіб.

В інших випадках теоретично можливо здійснювати операції через поштові відділення, але на практиці банківський рахунок значно спрощує ведення бізнесу.

Вибір банку для обслуговування

Польща має розвинену банківську систему з великою кількістю надійних фінансових установ. Популярними банками серед підприємців є:

• Pekao Bank – один із найстаріших і найбільших банків Польщі.
• mBank – відомий зручним онлайн-банкінгом і мобільним додатком.
• IdeaBank – спеціалізується на обслуговуванні малого бізнесу.
• Millennium – пропонує спеціальні пакети для підприємців-початківців.
• Credit Agricole – відомий пільговими умовами для нових клієнтів.

Під час вибору банку варто звернути увагу на такі чинники:

• Вартість обслуговування рахунку й комісії за проведення операцій.
• Наявність зручного інтернет-банкінгу з інтерфейсом англійською мовою.
• Вимоги до документів під час відкриття рахунку.
• Розгалуженість мережі відділень і банкоматів.
• Додаткові послуги для бізнесу (кредитування, страхування тощо).

Процедура відкриття рахунку

Для відкриття банківського рахунку зазвичай необхідно:

1. Особисто відвідати відділення банку з повним комплектом документів.
2. Представити документи про реєстрацію компанії (витяг з реєстру, статут для Sp. z o.o.).
3. Надати закордонний паспорт і PESEL (в деяких банках PESEL може не вимагатися).
4. Мати польський номер телефону для підтвердження транзакцій.
5. Підписати договір банківського обслуговування.

У більшості випадків процедура відкриття рахунку триває від одного до трьох робочих днів.

Податкова система Польщі: що необхідно знати українському підприємцю

Податкова система Польщі має свої особливості, які необхідно враховувати при плануванні бізнесу. Розгляньмо основні аспекти оподаткування для різних форм підприємницької діяльності.

Оподаткування індивідуальних підприємців

Для індивідуальних підприємців (ФОП) існує дві основні форми оподаткування:

Податкова шкала

Це базова форма оподаткування, яка застосовується за замовчуванням, якщо підприємець не обрав іншу. Ставки податку залежать від річного доходу:

• 0% – при доході до 30 000 злотих на рік.
• 12% мінус 3600 злотих – при доході від 30 000 до 120 000 злотих на рік (фактично податок нараховується як 12% від суми доходу, після чого з результату віднімається 3600 злотих).
• 10 800 злотих + 32% від суми надлишку – при доході понад 120 000 злотих на рік.

Лінійна ставка

Альтернативний варіант – фіксований податок у розмірі 19% незалежно від суми доходу. Цей варіант може бути вигідним для підприємців із високими доходами, оскільки відсутні будь-які ліміти на дохід.

Оподаткування товариств з обмеженою відповідальністю

Для Sp. z o.o. стандартна ставка податку на прибуток становить 19%. Проте існує знижена ставка в розмірі 9%, яку можуть застосовувати у таких випадках:

• Для нових компаній у перший податковий рік діяльності.
• Для компаній, чий дохід у попередньому податковому році не перевищив 2 мільйони євро.

Податок на додану вартість (ПДВ)

Реєстрація як платника ПДВ обов’язкова в таких випадках:

• За річного обороту понад 200 000 злотих.
• За імпорту товарів до Польщі.

Стандартна ставка ПДВ у Польщі становить 23%. За імпорту товарів цей податок сплачують у момент ввезення в країну, навіть якщо товар ще не продано.

Важливо зазначити, що за ввезення товарів, виготовлених в Україні, на документах має стояти печатка вашого ФОП, що підтверджує проходження через безмитну зону. Без цієї печатки до вартості партії додається додатковий податок розміром 15%.

Внески на соціальне страхування

Незалежно від форми бізнесу, підприємці в Польщі повинні сплачувати внески до Фонду соціального страхування (ZUS). Це включає:

• Пенсійне страхування.
• Страхування на випадок інвалідності.
• Страхування на випадок хвороби.
• Страхування від нещасних випадків.
• Страхування здоров’я.

Для нових підприємців існують пільгові періоди зі зниженими ставками внесків, але після їх завершення необхідно сплачувати повну суму.

Професійний супровід бізнесу: юридична компанія 4B

Реєстрація та ведення бізнесу в Польщі вимагає глибокого розуміння місцевого законодавства й податкової системи. Для українських підприємців, які не володіють польською мовою та не знайомі з юридичними тонкощами, оптимальним рішенням є звернення до професіоналів.

Юридична компанія 4В, заснована партнерами Андрієм Матяшем і Володимиром Бездітним у 2014 році, спеціалізується на супроводі міжнародного e-commerce бізнесу й пропонує комплексні послуги для українських підприємців, які планують вийти на польський ринок.

Переваги співпраці з компанією 4B

• Комплексний підхід до супроводу бізнесу від реєстрації до щоденних операцій.
• Глибокі знання законодавства Польщі, інших країн Європи та США.
• Значний практичний досвід у сфері міжнародної комерції.
• Супровід процесу реєстрації компанії та відкриття банківських рахунків.
• Безплатна початкова консультація для визначення оптимальної стратегії.
• Допомога в отриманні дозволу на тимчасове проживання для власників бізнесу.

Компанія 4B https://4b.ua/ забезпечує повний цикл юридичного супроводу, що дає змогу підприємцям зосередитися на розвитку бізнесу, а не на бюрократичних процедурах.

Практичні аспекти ведення бізнесу в Польщі: особливості 2025 року

Крім формальних процедур реєстрації й податкових аспектів, існує низка практичних моментів, які необхідно враховувати під час провадження бізнесу в Польщі у 2025 році.

Бухгалтерський облік і звітність

Польська система бухгалтерського обліку значно складніша за українську. Рекомендуємо найняти кваліфікованого польського бухгалтера, який:

• Допоможе правильно організувати облік із перших днів роботи компанії.
• Забезпечить своєчасне подання податкової звітності.
• Допоможе оптимізувати податкове навантаження в межах законодавства.
• Запобігатиме подвійному оподаткуванню під час роботи на ринках Польщі й України.

Вартість послуг польських бухгалтерів зазвичай залежить від кількості оброблених документів та операцій.

Логістика й митне оформлення

Для бізнесів, які планують імпортувати товари з України до Польщі, важливо враховувати:

• Необхідність сплати ПДВ (23%) за ввезення товарів.
• Вимоги до документального оформлення товарів, включаючи наявність печатки про проходження безмитної зони.
• Можливі додаткові податки (15%) за відсутності необхідних документів.
• Логістичні витрати й терміни доставляння товарів.

Культурні й мовні особливості ведення бізнесу

Хоча українська й польська культури мають багато спільного, існують певні відмінності у веденні бізнесу:

• Надання переваги особистим зустрічам перед віртуальним спілкуванням.
• Важливість пунктуальності й дотримання термінів.
• Формальний стиль спілкування на початкових етапах ділових відносин.
• Мовний бар’єр, який може потребувати залучення перекладачів або посередників, які володіють польською мовою.

Трудове законодавство й наймання працівників

Якщо ваш бізнес передбачає найняття працівників у Польщі, необхідно враховувати:

• Високі стандарти захисту прав працівників згідно з нормами ЄС.
• Мінімальну заробітну плату (яка регулярно зростає).
• Обов’язкові соціальні внески за кожного працівника.
• Особливі умови наймання іноземців, включаючи отримання дозволів на роботу.

Висновки: підготовка до успішного старту в Польщі

Реєстрація бізнесу в Польщі відкриває широкі можливості для українських підприємців, але потребує ретельної підготовки й глибокого розуміння місцевих особливостей. Прийняття зваженого рішення щодо форми бізнесу, врахування податкових аспектів і забезпечення професійного супроводу є ключовими чинниками успіху.

Перед тим як розпочати процес реєстрації, рекомендуємо:

1. Чітко визначити бізнес-стратегію та цілі виходу на польський ринок.
2. Проаналізувати всі форми ведення бізнесу й обрати оптимальну.
3. Розрахувати фінансові витрати на реєстрацію та утримання компанії.
4. Оцінити свої можливості щодо особистої присутності в Польщі.
5. Проконсультуватися з фахівцями, які мають досвід супроводу українського бізнесу в Польщі.

Важливо розуміти, що реєстрація компанії – це лише перший крок. Успішний бізнес вимагає постійної уваги до змін у законодавстві, ринкових тенденцій та адаптації до місцевих бізнес-практик.

Попри певні складнощі, польський ринок залишається одним із найбільш доступних і перспективних для українських підприємців. Належна підготовка, професійний підхід і стратегічне планування дадуть змогу вашому бізнесу успішно інтегруватися в європейський економічний простір і відкриють нові горизонти для розвитку.