facebook

Как организовать масштабный телеком-ивент: инструкция от программного директора TIM Анатолия Фроленкова

Иллюстратор:
Владислав Бойко

Если вы давно хотите организовать масштабное отраслевое мероприятие, но совсем не знаете с чего стартовать – этот материал именно для вас. Мы расскажем с чего начать планирование ивента, как подобрать правильных спикеров, определиться с локацией и временем проведения, запустить эффективную рекламную кампанию и избежать факапов. Ниже подробная инструкция от программного директора TIM Events Анатолия Фроленкова. TIM Events – цикл локальных и международных мероприятий для технологического бизнеса, телекома, стартапов, разработчиков программного обеспечения. TIM – это место встреч представителей ключевых технологических отраслей для обсуждения актуальных вопросов и оценки потенциала развития бизнеса. С 2018 года в рамках деятельности TIM проведено более 20 профильных мероприятий в Украине и за рубежом.

1 Аудитория

Планирование любого нового ивента, как выборы: начинается сразу после завершения предыдущего.

Перед стартом каждого мероприятия важно определить аудиторию. В каждом из ивентов, участников можно условно разделить на несколько категорий:

  • организаторы (люди, которые занимаются логистикой и подготовкой мероприятия в целом);
  • спикеры (представители профильных отраслей, которые выступают с докладом, лекцией);
  • модераторы (специалисты, которые находятся на сцене вместе со спикером и регулируют процесс общения лектора с публикой либо сами выступают в роли интервьюера);
  • гости (непосредственные участники мероприятия, которые пришли за полезным общением и новыми знаниями).

Если говорить о портрете аудитории ТIM: Telecom IT Media, то здесь суть кроется в самом названии. 30-40 процентов – это «телекомщики», провайдеры, как правило, это топ-10 «фиксы», «мобильщики» и все мелкие операторы из регионов: кабельные, мобильные, интернет-провайдеры. Вторые 30-40 процентов – это медийщики, ключевое ядро этой аудитории: дистрибьюторы и правообладатели контента, те, кто связан с телеканалами. Еще 10-20 процентов – это «айтишники». Большинство технари, частично – «софтовики». Остальные – это представители профильных ассоциаций, государственных организаций, целевых СМИ.

2 Тематика и поиск лекторов

Мы достаточно детально изучаем профиль наших участников. На протяжении года ведутся формальные и неформальные коммуникации с участниками рынка о том, что их интересует. Детально следим за новостями и новинками, которые выходят на рынок.

Важно понимать, что наша аудитория – это сами по себе эксперты, люди, которые не один год в профессии и за это время качественно изучили отрасль. Поэтому, чем-то удивить их сложно, но у нас получается. В этом году мы удачно взялись за тему геймдева, бэкинга и киберспорта, и она зашла.

3 Спикеры и модераторы

Для спикеров есть несколько важных критериев. Первый – это экспертность.

Если лектор не «глубоко в теме», ограничивается поверхностными, элементарными вещами и просто рассказывает о тенденциях – ему нечего будет рассказать нашей профессиональной публике. Слушать его не станут, либо просто покинут зал. Были прецеденты, когда спикера просто «задавливали» вопросами и он не справлялся.

Еще один критерий – доступность. Наше мероприятие длится два дня, программа очень насыщенная: если рассказывать неинтересно и монотонно, зритель попросту потеряет концентрацию. Очень часто бывает, что человек всю жизнь занимается техникой, оборудованием, но не всегда может подать нужную информацию так, чтобы она была интересна среднестатистическому посетителю конференции.

Вообще спикеров мы ищем на протяжении года. Некоторых находим и договариваемся легко, а с некоторыми согласования длятся от 2-х до 4-х месяцев. Почему-то компании иногда любят усложнить процесс. Например, одного из спикеров наших мероприятий, при чем не самого топового уровня, вообще сопровождали 4 или 5 пиарщиков.

4 Локация и дата

Место и время проведения всегда имеют значение. В этом году локацию подбирали поближе к железнодорожному вокзалу, чтобы гостям было удобно добраться и не пришлось нас выискивать. А со временем немного не по плану пошло. Мероприятие итоговое, но мы сместили даты, поэтому некоторые медиагруппы не были готовы озвучить нужную информацию.

5 Оформление зон

Каждое мероприятие состоит из нескольких форматов и их желательно разделять на зоны. У нас были сессии спикеров, работали переговорные комнаты, выставочный зал. Также были предусмотрены места для проведения «after-party». Были организованы территории для формального и неформального общения.

6 Команда и распределение обязанностей

У нас над организацией мероприятия работают три полноценных партнера. Я занимаюсь программной частью, Владислава Рублевская отвечает за коммерцию, нетворкинг и выставки, Лиля Добровольская берет на себя организационную часть – все от логистики до оформления территории.

На сам ивент привлекается команда порядка 15 человек: это регистраторы, девушки, которые подают микрофон, звукорежиссер, застройщики. Если нужно – привлекаются подрядчики, которые организовывают вечернюю программу или берут на себя какие-то вещи в дневной сессии.

7 Рекламная кампания и сотрудничество со СМИ

Инструменты для рекламы и работы с целевой аудиторией:

  • страница мероприятия с программой и возможностью приобрести билет;
  • желательно создать мероприятие в Facebook, чтобы гости могли там «отметиться» и получать уведомления с напоминанием о предстоящем событии;
  • еmail-рассылка – при регистрации на мероприятие, важно просить гостей указать электронную почту, по которой с ними можно и в дальнейшем коммуницировать, например для анонсирования следующих похожих мероприятий.

Мы подобными мероприятиями занимаемся не первый год, поэтому с аудиторией фактически общаемся напрямую. Несмотря на большое количество участников, номера многих уже давно «вбиты» в наши телефонные книжки. Немного используем соцсети и рассылку, но в основном все уже знают: что будет, когда и как.

По сути, это уже большая дружественная встреча представителей и выпускников рынка. Бывает такое, что люди ушли из отрасли, но приходят в гости всех повидать. Это одна большая семья.

8 Интерактив

Каждый организатор ищет способы вовлечь и развлечь публику, как-то выделить свое мероприятие.

В этом году у нас была концепция авангарда. За основу взяли 20-е годы ХХ века – в это время прогрессировала эпоха радио и телевидения, развивалась наша информационная тематика. Мы создали некое авангард-пространство, где люди могли отдохнуть и полюбоваться подборкой картин, которые транслировалась на экранах. Также каждый мог сам попробовать себя в роли художника.

Как бонус для гостей мы организовали розыгрыш репродукции одной из самых дорогих картин Малевича и розыгрыш сертификата на мастер-класс от автора репродукции, украинского художника Романа Дмитришина.

9 Факапы

Несмотря на то, что мы много лет занимаемся организацией мероприятий, факапы бывают практически всегда. Нужно заранее понимать, что 1 процент аудитории – это всегда люди, у которых могут возникнуть сложности: если есть тысяча гостей, то 10 из них могут заблудиться, заболеть и т.д.

Когда мы делали мероприятие в Грузии, то там вообще был шторм. И самолеты с гостями, экспертами сажали в Турции и других странах. А мы потом всех два дня собирали: организовывали проезд, продумывали логистику, некоторых отпаивали – потому что, когда самолет садится во время грозы и его заливает водой – это зрелище не для слабонервных.

Понимаем, что спикеры могут заболеть, потерять голос либо другие непредвиденные жизненные ситуации могут случится. А у нас эксперты довольно-таки уникальные, и заменить одного другим достаточно сложно. В таких случаях просто больше времени дается другому ключевому спикеру.

Есть несколько важных качеств, которыми должен обладать каждый организатор мероприятия:

  • Любить то, что ты делаешь

Очень важно делать это все не ради денег. Нужно получать удовольствие от процесса и результата.

  • Быть «в теме»

Нужно внимательно следить за новостями и тенденциями отрасли, чтобы иметь возможность дать участникам мероприятия то, что их действительно интересует.

  • Стрессоустойчивость и смекалка

В любой непонятной ситуации нужно контролировать свои эмоции и не заряжать негативом всех вокруг. Если не приехал спикер, не привезли «бейджи» или звукач в самый неподходящий момент решил выйти покурить – ты всегда должен уметь очень быстро и правильно решить эту проблему.

Иллюстратор: Владислав Бойко

Читать другие интервью

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: